La vida en condominio, con sus ventajas de seguridad, comodidad y áreas comunes, también implica una serie de responsabilidades compartidas que recaen en la mesa directiva. Dentro de esta estructura, cada rol es importante para el buen funcionamiento de la comunidad. En entradas anteriores hemos hablado de las funciones del presidente. Hoy nos centraremos en la figura del secretario de la mesa directiva
La labor del secretario de la mesa directiva condominal se centra en la organización y la transparencia, garantizando que la información fluya, los acuerdos se registren y la convivencia se mantenga en armonía. Garantiza la correcta documentación y comunicación dentro del órgano de gobierno del condominio.
En TrisANT+, sabemos que muchas veces los cargos en la mesa directiva se asumen sin conocer claramente sus responsabilidades. Por eso, hoy te explicamos con detalle qué hace el secretario de la mesa directiva, cuál es su fundamento legal y cómo podemos ayudarte a cumplir con esta función de manera correcta y sencilla, pues conocer sus funciones no solo te ayudará a entender cómo opera tu condominio, sino también a identificar si esta figura está cumpliendo su rol como debería.
¿Qué es la mesa directiva de un condominio?
La mesa directiva de un condominio es el órgano representativo y administrativo que vigila y supervisa las decisiones y operaciones del administrador. Está integrada comúnmente por un presidente, un secretario y un tesorero, aunque puede variar según el reglamento interno de cada condominio.
Su existencia y funcionamiento se basa en lo establecido por la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles de cada entidad federativa. En Jalisco, por ejemplo, esto está contemplado en el Código Civil del Estado de Jalisco y en el Reglamento de la Ley que regula la propiedad en condominio de inmuebles.
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Funciones del secretario de la mesa directiva
El secretario de la mesa directiva tiene como misión principal documentar y formalizar las decisiones que se toman en el condominio, especialmente aquellas que requieren evidencia legal o que afectan a la colectividad. A continuación, detallamos las principales funciones que lo convierten en un elemento indispensable:
1. Custodia y resguardo de documentación
Una de las tareas más críticas del secretario de la mesa directiva es la custodia y el resguardo de la documentación relevante del condominio: debe encargarse de recabar, conservar y mantener actualizados los libros y documentos oficiales del condominio, incluyendo reglamentos, acuerdos, y cualquier otro archivo relevante para la administración, esto es vital para la transparencia y la correcta gestión. Esto incluye:
- Libro de actas: El registro oficial de todas las asambleas de condóminos, ordinarias y extraordinarias, con los acuerdos tomados, votaciones y asistentes. Este libro es la memoria histórica del condominio y debe estar siempre actualizado y legible.
- Reglamento Interno: Documento fundamental que rige la convivencia y el uso de las áreas comunes, así como los derechos y obligaciones de los condóminos.
- Título de Propiedad en Condominio: Copias de este documento, en caso de ser necesario, para consulta y referencia.
- Contratos y convenios: Todos los acuerdos con proveedores de servicios, personal de mantenimiento, seguridad, etc.
- Pólizas de seguro: Documentación de los seguros del condominio (responsabilidad civil, daños, etc.).
- Correspondencia oficial: Comunicaciones importantes recibidas y emitidas por la mesa directiva.
2. Convocatoria y preparación de asambleas
El secretario de la mesa directiva es el encargado de asegurar que las asambleas de condóminos se lleven a cabo de manera organizada y en cumplimiento con la ley. Esto implica:
- Elaboración y envío de convocatorias: Preparar y distribuir las convocatorias a las asambleas, especificando la fecha, hora, lugar y, crucialmente, el orden del día. Estas convocatorias deben cumplir con los plazos y formas establecidos en el reglamento interno y la legislación aplicable.
- Verificación del quórum: Al inicio de cada asamblea, el secretario de la mesa directiva es responsable de verificar que se cumpla con el quórum legal o estatutario para la validez de los acuerdos.
- Registro de asistencia: Llevar un control preciso de los condóminos presentes o representados en la asamblea.
3. Redacción y registro de actas de Asamblea
Una de las funciones primordiales del secretario de la mesa directiva es levantar las actas de las reuniones de la mesa directiva y de las asambleas generales de condóminos. Estas actas deben reflejar fielmente los acuerdos y decisiones tomadas, constituyendo un documento legal que puede ser consultado en cualquier momento.
- Captura de acuerdos: Durante la asamblea, el secretario debe tomar nota de todos los puntos discutidos, las propuestas presentadas, las votaciones realizadas y, especialmente, los acuerdos adoptados, con el detalle suficiente para evitar ambigüedades.
- Redacción del acta: Una vez finalizada la asamblea, el secretario redacta el acta correspondiente, reflejando fielmente lo acontecido y los acuerdos tomados. La redacción debe ser clara, concisa y objetiva.
- Firma y protocolización: El acta, una vez aprobada por la asamblea (o por los condóminos designados para ello), debe ser firmada por los asistentes y, en algunos casos, protocolizada ante notario público, dependiendo de la legislación local y la trascendencia de los acuerdos.
- Distribución del acta: Una vez firmada, el secretario de la mesa directiva es responsable de distribuir el acta a todos los condóminos, para que estén informados de las decisiones tomadas.
4. Comunicación y coordinación
Es responsabilidad del secretario convocar a las reuniones y asambleas, asegurando que todos los condóminos sean informados oportunamente según lo establecido en los reglamentos internos. Además, debe facilitar la comunicación entre la mesa directiva, el administrador y los condóminos para mantener la comunidad informada.
- Comunicación con condóminos: Canalizar dudas, solicitudes o quejas de los condóminos hacia la mesa directiva o el administrador, y viceversa, asegurando que la información llegue a las partes correspondientes.
- Comunicación con el administrador: Mantener una comunicación fluida con el administrador para coordinar tareas, compartir información y asegurar el cumplimiento de los acuerdos.
- Coordinación con otros miembros de la mesa directiva: Trabajar en conjunto con el presidente y el tesorero para asegurar que todas las responsabilidades se cumplan de manera efectiva.
5. Apoyo en la supervisión del administrador
Aunque la supervisión directa es una función general de la mesa directiva, el secretario juega un papel clave en documentar y reportar cualquier incumplimiento o irregularidad en la gestión del administrador, ayudando a mantener la transparencia y el buen manejo de los recursos.
El sustento legal del secretario de la mesa directiva en México
Las funciones del secretario de la mesa directiva no son meras recomendaciones, sino que están sustentadas en la legislación aplicable a la propiedad en condominio en México. Si bien cada estado puede tener sus propias particularidades, la base legal se encuentra en los Códigos Civiles de cada entidad federativa y, más específicamente, en las Leyes de Propiedad en Condominio y los Reglamentos de la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles correspondientes.
Estas leyes establecen la obligatoriedad de contar con una mesa directiva u órgano de administración, y aunque no siempre detallan exhaustivamente cada función del secretario, sí establecen las bases para la creación y funcionamiento de las asambleas, la validez de sus acuerdos y la necesidad de un registro fidedigno de los mismos. Por ejemplo, la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal (ahora Ciudad de México) y sus similares en otros estados, hacen énfasis en la importancia de las actas de asamblea como documentos fehacientes de los acuerdos de los condóminos.
En Jalisco, la autoridad competente en materia condominal es la Procuraduría Social (PROSOC), la cual puede ofrecer lineamientos y asesoría legal sobre cómo debe operar la mesa directiva y, por ende, el secretario.
Es crucial que el secretario de la mesa directiva conozca la legislación local que rige la propiedad en condominio, así como el reglamento interno del propio condominio, para asegurar que todas sus acciones estén enmarcadas en la legalidad y evitar futuras disputas o nulidades.
¿Quién puede ser secretario de la mesa directiva?
Cualquier copropietario o condómino puede ocupar el cargo, siempre y cuando:
- No tenga adeudos con el condominio.
- Sea elegido democráticamente en asamblea.
- No exista impedimento legal o reglamentario.
Este cargo no debe ser asumido a la ligera, ya que implica responsabilidad, tiempo y conocimiento mínimo sobre procesos administrativos y legales.
Cómo TrisANT+ puede apoyar al secretario de la mesa directiva
En TrisANT+ sabemos que las tareas del secretario de la mesa directiva pueden ser complejas y demandantes. Además que muchos no tienen formación legal o contable. Por eso te ofrecemos una plataforma integral de administración de condominios que facilita:
- Capacitación sobre tus funciones y obligaciones.
- Asesoría legal y administrativa en caso de conflictos o dudas.
- La generación automática y almacenamiento seguro de actas y documentos.
- Herramientas para enviar convocatorias y notificaciones a los condóminos.
- Seguimiento y registro de acuerdos y tareas asignadas.
- Reportes claros y accesibles para la mesa directiva y asamblea.
- Comunicación fluida entre administradores, mesa directiva y condóminos.
El secretario de la mesa directiva es un actor clave en la administración condominal, responsable de la documentación, comunicación y apoyo en la supervisión del administrador. Su correcta función, respaldada por la ley, es vital para el buen gobierno y convivencia en la comunidad. Si ocupas este cargo o estás por asumirlo, asegúrate de contar con las herramientas y conocimientos necesarios. Y si necesitas ayuda, en TrisANT+ estamos listos para apoyarte.
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